Cúando será obligatoria la factura electrónica

La factura electrónica para pymes con menos de 8 millones de facturación será obligatoria dos años después de que se haya aprobado el reglamento de la Ley Crea y Crece en octubre de 2024. Por encima de 8 millones ese plazo se reduce a un año. Superados estos plazos, ya todas los pymes y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales españoles. Para los clientes partículares solo si lo solicitan.

Adalid proporciona soluciones de facturación electrónica mediante la implantación de un sistema actualizado o añadiendo esta funcionalidad a su sistema actual, sea cual sea su fabricante.

En octubre de 2024 se ha aprobado el reglamento que obliga a las pymes españolas a la facturación electrónica con todos sus clientes empresariales con actividad en España. Este reglamento completará el desarrollo y establecerá los plazos definitivos de la Ley Crea y Crece publicada en octubre de 2022. 

Reproducimos la información de la web de la agencia tributaria que nos dice:

"En los plazos que se indican a continuación desde la aprobación del desarrollo reglamentario de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional:

En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.

En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.

El citado desarrollo reglamentario se encuentra recogido en el proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, en lo relativo a la facturación obligatoria entre empresas y profesionales, cuyo texto fue sometido a información pública el 20 de junio de 2023."

No hay que incluir en estos plazos la facturación con el sector público, dónde ya es obligatoria para el ámbito estatal y varias otras administraciones. Para los destinatarios partículares debe haber uns solicitud expresa por su parte y podrá revocar el consentimiento en cualquier momento. Previo a que finalice el plazo también tendrá que aprobarse una excepción comunitaria a los artículos de la legislación comunitaria que obligan a aceptar la facturación en papel (arts  218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE), pero esta excepción ya la han obtenido paises como Francia, Italia o Polonia.

Una factura electrónica es una factura emitida en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento electrónico.  Una factura electrónica ha de cumplir con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y además, garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, impidiendo el repudio por su emisor.  Esta oblogatoreidad de expedir, remitir a la autoridad tributaria y recibir facturas electrónicas busca un triple objetivo,

1.- digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.

2,- atajar la morosidad en las operaciones comerciales.

3.- alzanzar el total cumplimiento tributario por diseño, mediante la integración del sistema de cada empresa con el sistema informático tributario.

Las agencias tributarias podrán así Incentivar al cliente para que automatice la inspección con la sola solicitud de sus facturas y su casación voluntaria en tiempo real en una web con tal destino, contribuyendo así. "a una mayor igualdad ante la ley y a un reforzamiento de los principios de equidad y capacidad en el reparto de las cargas tributarias".

A continuación dispones de los productos de adalid para afrontar estas obligaciones, de la legislación aplicable a los procesos informáticos de facturación y de las claves de aplicación de este conjunto normativo. 

Borrador Reglamento Factura Electrónica

Reglamento Programas Facturación

Ley Crea y Crece

Ley Sociedad de la Información

Reglamento Facturación

Decreto Factura Obligatoria

Claves del proceso de facturación

1.- Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar factura por la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen y a conservar copia o matriz de la misma. Esta obligación se podrá cumplir por un tercero que actuará en nombre y por cuenta del obligado, .

2.- Hay dos tipos de facturas: la factura completa u ordinaria y la factura simplificada, antes denominada ticket, para ventas por debajo de 400€ a clientes no empresarios y no profesionales. La numeración de las facturas será correlativa al orden de emisión en cada serie, distinguiendo por series cada tipo, las de rectificación, y pudiendo tener series específicas para cada centro de facturación. 

3.- Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación, o al realizarse algún pago si es anterior. Para clientes empresarios o profesionales podrán recapitularse en una sola factura ordinaria las operaciones realizadas en un mismo mes, y el plazo es ampliable hasta el día 16 del mes siguiente. 

4.- En ambos tipos, la emisión en formato papel es a extinguir y en formato electrónico será una obligación. Se entiende como factura electrónica, aquella que haya sido expedida y recibida en formato electrónico. En todos los duplicados debe hacerse constar la expresión «duplicado». El emisor está obligados a conservar copia, en soporte papel o "magnético" durante el periodo de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas tributarias afectadas garantizando en todo el periodo la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido, su legibilidad y el acceso por parte de la Administración tributaria.

5.- Debe expedirse factura rectificativa si hay modificación de la base  imponible por error o devolución antes de cuatro años de su emisión, En caso de devolución,  si hay un posterior suministro se podrá practicar la rectificación en la factura posterior. En la factura rectificativa constarán los datos identificativos de las factura rectificadas.

6.- Los empresarios y profesionales a los que hayanos emitido tickets puede solicitar su canje por facturas ordinarias, antes de cuatro años de su emisión, reintegrando el documento original y recibiendo una factura ordinaria actual por uno o varios de los mismos.

7.- Los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas han de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Contenido obligatorio de las facturas

1.- Serie, número y fecha de emisión

2.- Del emisor y del destinatario: Nombre, razón o denominación social completa, Número de Identificación Fiscal, Domicilio social y Sede de la actividad.

3.- Descripción de las operaciones, el precio unitario sin Impuesto, descuento, tipo impositivo, y la fecha si difiere de la de emisión.

4.- La cuota tributaria por tipo y la contraprestación total.

5.- La fecha de los pagos anticipados si difieren de la de emisión.

6.- Si hay operaciones exentas  incluir referencia a las disposiciones correspondientes que lo justifican.

En los tickets o factura simplificada se puede sustituir el precio unitario y tipo impositivo de cada operación por el PVP y omitir la identificación del destinatario.

Contenido extra de las próximas facturas electrónicas

a) La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR”. En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código “QR”.

b) La autenticidad de la factura electrónica estará vinculada al encadenamiento de datos de facturas, las huellas o «hash» digitales del contenido de las mismas y la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido que se ha generado mediante un dispositivo seguro de creación de firma electrónica o al sistema “VERI*FACTU”.

c) Si se realiza la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT se registrará la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

d)  La factura electrónica podrá pagarse mediante adeudo domiciliado si se incluye en la correspondiente extensión el identificador de cuenta de pago del deudor y en un anexo, el documento que acredite el consentimiento del deudor.

e) La factura electrónica deberán proporcionar información sobre su estado de tramitación, incluyendo ka información sobre formas, plazos y fechas de pago .

f) El sistema de remisión de facturas electrónicas deberán garantizar  lo dispuesto en la LOPD y su interoperabilidad (leer, copiar, descargar e imprimir) gratuitas con los destinatarios y con sus  soluciones de facturación electrónica. Durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales. El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.

Requisitos y estándares extra de los próximos sistemas de facturación

El sistema de facturación se compone de  cualquier sistema o subsistema utilizado para introducir, procesar o conservar información de facturación, su detalle de entregas o cobros de bienes y prestaciones de servicios, así como los registros contables asociados y los libros registro.

Con la nueva legislación se pretende estandarizar, interconectar los sistemas de clientes, proveedores y administraciones públicas y asegurar el cumpliento tributario por diseño.

Con la entrada en vigor de este legislación solo se permitirá optar entre dos opciones: 

a) Un sistema de facturación comercial certificado que cumpla los requisitos establecidos en la legislación y reglamentación tributaria y de protección de datos

b) Un sistema de facturación que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.

En ambos casos el sistema de facturación habrá de cumplir con los siguientes requisitos y estándares:

 1.- Deberá garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones, mediante la ocultación o la eliminación de cualquier registro de facturación original o la adicción de registros simulados. de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. 

1.1 Cualquier corrección o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados. 

1.2 Todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.

1.3 Asegurar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. A estos efectos, el sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable. Cualquier funcionalidad o mecanismo que permita alterar u ocultar el rastro de las operaciones supone un incumplimiento de este requisito. Todos los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.

1.4 Deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.

2.- Deberá contar con un procedimiento de remisión, descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación, que deberán poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.

2.1 Remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados. Se establecerán especificaciones técnicas que deban reunir los sistema de remisión de facturas electrónicas , así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad, interconexión e interoperabilidad.

2.2 Deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial,

2.3  Asegurará la conservación, la accesibilidad y legibilidad de todos los registros de facturación durante el plazo previsto en la Ley. Deberá contar con registro de eventos de edición y emisión de los datos conservados. 

3.- Deberá controlar la fecha de pago y los periodos medios de pago a proveedores, tanto en las facturas como en las cuentas anuales, dentro de su memoria.

4.- Debera incluir una declaración responsable de la entidad productora del sistema informático, que certifique que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria, así como con lo dispuesto en los Reglamentos y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante orden ministerial.

La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.

La declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto.

Esta declaración responsable podrá ser solicitada por el cliente o por la Administración tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema informático, que deberá guardar y conservar las declaraciones responsables de todas las versiones de los sistemas informáticos producidos o comercializados. 

La declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo y saber su tipología, composición y funcionalidades, así como conocer las características de la instalación del mismo. Además, contendrá los datos identificativos y de localización del productor del mencionado sistema informático y la fecha y lugar en que la firma.

Sistemas de emisión de facturas verificables

Un sistema de facturación tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU» cuando remita electrónicamente todos sus registros de facturación a la Administración tributaria de forma automática, instantánea, consecutiva, continuada, integra, correcta, fehaciente y segura. 

Los «Sistemas de emisión de facturas verificables» no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación a la que se refiere el artículo 12 de este Reglamento, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros. 

Un obligado tributario opta por un «Sistema de emisión de facturas verificables» por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria y si lo comple hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.

El receptor de la factura verificable, ya sea empresario o consumidor final, podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información de la misma a la Agencia Estatal de Administración Tributaria facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, lo que le permitirá verificar que la factura recibida ha sido remitida a la Agencia Estatal de Administración Tributaria por el emisor de la misma. La Agencia Estatal de Administración Tributaria podrá utilizar la información proporcionada por el receptor de la factura para el ejercicio de sus competencias para la aplicación de los tributos.

Nueva factura en los próximos sistemas de facturación

El sistemas de facturación deberá generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, con el siguiente contenido:

a) Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura. Asimismo deberán ser firmados electrónicamente.

b) En facturas ordnarias número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa de la persona o entidad destinataria de las operaciones

.c) EI número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del tercero emisor.

d) El número y, en su caso, serie de la factura.

e) La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado, en su caso, si la fecha del pago es distinta a la de expedición de la factura.

f) El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación de la tipología de factura expedida. 

g) Si la factura tiene la consideración de rectificativa, de acuerdo con lo previsto en el artículo 15 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, indicación de su tipo, características y, en particular, la identificación de las facturas rectificadas cuando sea preceptiva.

h) Si la factura corresponde a una factura emitida en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, identificación de las facturas simplificadas sustituidas.

i) La descripción general de las operaciones.

j) El importe total de la factura.

k) Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

l) Indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del Impuesto sobre el Valor Añadido conforme a lo previsto en los ordinales 2.º y 3.º del apartado uno del artículo 84 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

m) La base imponible de las operaciones, determinada conforme a los artículos 78 y 79 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, el tipo o tipos impositivos aplicados, la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados, y la cuota del recargo de equivalencia. Se informará además si la operación documentada ha sido realizada por un contribuyente al que le sea de aplicación el régimen simplificado o el régimen de recargo de equivalencia del Impuesto sobre el Valor Añadido. Si la operación que se documenta está exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido, el importe de la base imponible exenta e indicación de que está exenta o de la causa de exención

 n) Si la operación no se encuentra sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto

ñ) Cuando no se trate del primer registro de facturación generado por el sistema informático, el número y, en su caso, la serie, así como la fecha de expedición de la factura que consta en el registro de facturación, de alta o de anulación, inmediatamente anterior, junto con parte de la huella o «hash» de dicho registro anterior, según las especificaciones que se determinen.

o) El código de identificación del sistema informático utilizado, así como otros datos referentes a dicho sistema informático que genera el registro de facturación de alta que, además de servir para identificar al mencionado sistema informático, permitan conocer las características del mismo y de su instalación, junto con los datos identificativos del productor del citado sistema informático. 

p) Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.

q) Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de alta.

Todos los importes monetarios que consten en el registro de facturación de alta deberán expresarse en euros. Cuando la factura se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro tendrá que efectuarse en el registro la correspondiente conversión.

Anulación factura en los próximos sistemas de facturación

Procederá la generación de un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea por lo tanto necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta, que incluirá  la siguiente información:

a) Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a generar el registro de facturación de anulación.

b) Indicación de si el registro de facturación de anulación ha sido generado por la propia persona o entidad que realiza las operaciones, por sus destinarios o por terceros, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. En su caso, número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del destinatario o tercero a que se refiere el artículo 6 de este Reglamento, que utilice algún sistema informático de los citados en el artículo 7 de este Reglamento.

c) El número y, en su caso, serie de la factura correspondiente al registro de facturación de alta que se anule.

d) La fecha de expedición de la factura correspondiente al registro de facturación de alta que se anule.

e) Cuando no se trate del primer registro de facturación generado por el sistema informático, el número y, en su caso, la serie, así como la fecha de expedición de la factura que consta en el registro de facturación, de alta o de anulación, inmediatamente anterior, junto con parte de la huella o «hash» de dicho registro anteriorr, según las especificaciones que se determinen. Asimismo deberán ser firmados electrónicamente.

f) El código de identificación del sistema informático utilizado, así como otros datos referentes a dicho sistema informático que genera el registro de facturación de anulación que, además de servir para identificar al mencionado sistema informático, permitan conocer las características del mismo y de su instalación, junto con los datos identificativos del productor del citado sistema informático.

g) Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de anulación.

h) Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de anulación.

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